Zapytanie ofertowe: wynajem sali konferencyjnej + katering

Zapytanie ofertowe

1. Postępowanie prowadzone jest w ramach projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Suwałkach” dofinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014 – 2020 w oparciu o wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020 na zasadzie rozeznania rynku (w postępowaniu nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych).  

• Zamawiający: Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości 16-400 Suwałki ul. Tadeusza Kościuszki 62 telefon 87 565 13 86 email biuro@frp.pl  Zamawiający nie jest podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych. 

• Przedmiot zapytania:
• Przedmiot zapytania składa się z 12 części.
• Części 1 – 6 dotyczy wynajmu sali konferencyjnej oraz przygotowanie i dostawa cateringu – posiłków i poczęstunku kawowego dla uczestników szkolenia pn. „Zakładanie i prowadzenie Przedsiębiorstw Społecznych przez Podmioty Ekonomii Społecznej”. 
• Części 7 – 12 dotyczy wynajmu sali konferencyjnej oraz przygotowanie i dostawa cateringu – posiłków i poczęstunku kawowego dla uczestników szkoleń/warsztatów z tworzenia partnerstwa publiczno-społecznego.
• Wykonawca jest zobowiązany zapewnić różnorodne wyżywienie dla wszystkich uczestników spotkania. Wybrany do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji przed każdym szkoleniem  lub warsztatami wersję menu, która będzie obowiązywać w trakcie realizacji spotkania tematycznego. Na menu składa się:
• obiad – zupa min. 250 ml/os., drugie danie (2 rodzaje mięsa z ewentualnym udziałem ryb) min. 200g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż) min. 180g/os., surówki min. 100 g/os., kompot lub woda min. 200 ml/os.
• poczęstunek kawowy – kawa; herbata; dodatki typu: mleko, cytryna, cukier; woda mineralna gazowana i niegazowana; słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej dwa rodzaje).
• Obiady przygotowane i wydane w formie bufetu szwedzkiego. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił jednorodną zastawę stołową stosownie do ilości uczestników spotkania, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach.
• Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych.
• Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym.
• Szczegóły przedmiotu zapytania zawarte są w załączniku nr 2 – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

• Oferty wariantowe, oferty częściowe: Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert wariantowych. Zamówienie zostało podzielone na 12 części. Oferty można złożyć na dowolną liczbę części.
• Termin i miejsce wykonania: pierwszych 12 szkoleń po dwa w każdym powiecie (miasto Suwałki, powiat suwalski, powiat sejneński, powiat augustowski, powiat sokólski, powiat moniecki) w ramach części 1 – 6 zamierzamy zrealizować do końca 2021 roku a drugie 12 szkoleń po dwa w każdym powiecie do końca 2022 roku; pierwszych 12 szkoleń/warsztatów w ramach części 7 – 12 po dwa w każdym powiecie (miasto Suwałki, powiat suwalski, powiat sejneński, powiat augustowski, powiat sokólski, powiat moniecki) do końca 2021 roku a 12 szkoleń/warsztatów po dwa w każdym powiecie do końca 2022 roku. Terminy każdego szkolenia i warsztatów zostaną ustalone, na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem zorganizowania.   

• Warunki udziału w postępowaniu:
• W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w zakresie przygotowywania i dostarczania posiłków w formie cateringu. Wymagane doświadczenie należy potwierdzić stosownymi dokumentami.
• W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem niniejszego zapytania a wykonawcą polegające w szczególności na:
• uczestniczeniu w spółce jako wspólnika spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
• W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy zatrudniają minimum 30% osób wymienionych w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych.  
• Warunek określony w pkt. 2 dotyczy wszystkich 12 części.

• Kryteria ocen ofert i ich znaczenie:
• W częściach 1 – 12 oferty będą oceniane w oparciu o kryterium ceny za realizację zamówienia – 85% oraz kryterium jakości –  punkty w kryterium procentowy wskaźnik zatrudnienia zostaną przyznane w następujący sposób: 30% do 35% zatrudnienia 0 punktów, 36% do 40% zatrudnienia 5 punktów, 41% do 45% zatrudnienia 10 punktów powyżej 46% zatrudnienia 15 punktów. 

• Termin składania ofert oraz zawartość ofert:
• Oferty należy przesłać na adres email: biuro1otwii@frp.pl w zamkniętej kopercie do dnia 14 czerwca 2021r. do godz. 16:00  – decyduje data wpływu do zamawiającego.
• Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym – załącznik nr 1 do zapytania.
• Do oferty należy załączyć dokument potwierdzający spełnianie wymaganego w postępowaniu doświadczenia.
• Do oferty należy załączyć oświadczenie braku powiązań kapitałowych lub osobowych z zamawiającym na załączniku nr 3 do zapytania. 

• Udzielanie informacji i wyjaśnień: zapytania dotyczące postępowania należy kierować /pisemnie, pocztą elektroniczną/ na adres podany w punkcie 1. Informacji udzielają Szymon Cimochowski telefon 87 5651386 i Irena Monika Podolewska telefon 519 437 643.
• Umowa na wykonanie zamówienia: z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa cywilnoprawna. Zamawiający zastrzega zmniejszenie liczby posiłków oraz zmianę terminu tych dostaw oraz terminów wynajęcia Sali w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od zamawiającego. W takim przypadku nowe terminy i ilości dostaw cateringu zostaną odrębnie uzgodnione z wykonawcą.
• Zastrzeżenia i uwagi: zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie procedury. 

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

1. Przedmiotem zapytania jest przygotowanie i dostawa w formie cateringu posiłków w ilości 240 dla uczestników szkoleń i warsztatów prowadzonych w ramach projektu w następujących częściach oraz wynajem sali konferencyjnej:  

– Część 1 miasto Suwałki 20 posiłków, 4 dni,

– Część 2 powiat suwalski 20 posiłków, 4 dni,

– Część 3 powiat sejneński 20 posiłków, 4 dni,

– Część 4 powiat augustowski 20 posiłków, 4 dni,

– Część 5 powiat sokólski 20 posiłków, 4 dni,

– Część 6 powiat moniecki 20 posiłków, 4 dni,

– Część 7 miasto Suwałki 20 posiłków, 4 dni,

– Część 8 powiat suwalski 20 posiłków, 4 dni,

– Cześć 9 powiat sejneński 20 posiłków, 4 dni,

– Cześć 10 powiat augustowski 20 posiłków, 4 dni,

– Część 11 powiat sokólski 20 posiłków, 4 dni,

– Część 12 powiat moniecki 20 posiłków, 4 dni.

• Wybrany do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji przed każdą debatą lub szkoleniem wersję menu, która będzie obowiązywać w trakcie realizacji spotkania tematycznego. Na menu składa się:
• obiad – zupa min. 250 ml/os., drugie danie (2 rodzaje mięsa z ewentualnym udziałem ryb) min. 200g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż) min. 180g/os., surówki min. 100 g/os., kompot lub woda min. 200 ml/os.
• poczęstunek kawowy – kawa; herbata; dodatki typu: mleko, cytryna, cukier; woda mineralna gazowana i niegazowana; słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej dwa rodzaje).

• Obiady przygotowane i wydane w formie bufetu szwedzkiego. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił jednorodną zastawę stołową stosownie do ilości uczestników spotkania, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych. Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym.

• Zamawiający planuje przeprowadzenie 24 szkoleń jednodniowych pn. „Zakładanie i prowadzenie Przedsiębiorstw Społecznych przez Podmioty Ekonomii Społecznej” dla 5 osób każde oraz 24 warsztaty/szkolenia z tworzenia partnerstwa publiczno-społecznego 5 osób każde.

Miejscem szkolenia będą: miasto Suwałki 4 szkolenia, powiat suwalski 4 szkolenia, powiat sejneński 4 szkolenia, powiat augustowski 4 szkolenia, powiat sokólski 4 szkolenia, powiat moniecki 4 szkolenia.  

Miejscem warsztatów/szkoleń będą: miasto Suwałki 4 warsztaty/szkolenia, powiat suwalski warsztaty/szkolenia, powiat sejneński warsztaty/szkolenia, powiat augustowski warsztaty/szkolenia, powiat sokólski warsztaty/szkolenia, powiat moniecki warsztaty/szkolenia.

Termin i miejsce wykonania: pierwszych 12 szkoleń po dwa w każdym powiecie (miasto Suwałki, powiat suwalski, powiat sejneński, powiat augustowski, powiat sokólski, powiat moniecki) w ramach części 1 – 6 zamierzamy zrealizować do końca 2021 roku a drugie 12 szkoleń po dwa w każdym powiecie do końca 2022 roku; pierwszych 12 szkoleń/warsztatów w ramach części 7 – 12 po dwa w każdym powiecie (miasto Suwałki, powiat suwalski, powiat sejneński, powiat augustowski, powiat sokólski, powiat moniecki) do końca 2021 roku a 12 szkoleń/warsztatów po dwa w każdym powiecie do końca 2022 roku. Terminy każdego szkolenia i warsztatów zostaną ustalone, na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem zorganizowania.   

Wymagania dotyczące sali konferencyjnej: zapewnienie odpowiednich warunków socjalnych oraz bhp, w tym uwzględniających niwelowanie barier architektonicznych w związku z udziałem w projekcie osób niepełnosprawnych. Sala zajęciowa musi zapewnić minimum 5 miejsc (stanowisk) szkoleniowych, być wyposażona w projektor multimedialny, flipchart lub tablicę suchościeralną oraz posiadać dostęp do internetu. Sala musi zapewniać odpowiednie wymogi sanitarne dostosowane do aktualnych wymogów epidemiologicznych w związku pandemią coronawirusa Covid-19.